Informativa privacy

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento è Samuele, che gestisce Incario. Per qualsiasi richiesta sui tuoi dati scrivi a supporto@incario.ai o dalla chat dell’app.

2. Dati trattati

Trattiamo l’indirizzo email, i dati di registrazione e le registrazioni audio che carichi volontariamente per l’analisi delle trattative immobiliari. Trattiamo anche i dati e le foto degli immobili che carichi quando ci chiedi la descrizione di un annuncio. Se ce lo dai, trattiamo anche il tuo numero di telefono, per le chiamate descritte nel modulo di registrazione.

3. Finalità del trattamento

I dati vengono utilizzati per trascrivere e analizzare le registrazioni, generare report di performance e fornire il servizio Incario. Negli account agenzia il titolare vede, per ogni agente con il suo nome, i punteggi competenza per competenza, gli esiti dichiarati e quanto usa Incario, compresa la Palestra, di cui vede quanto si allena e come va, mai cosa si dice. Non ascolta gli audio e non legge le trascrizioni, salvo che sia l’agente a condividere un report. Per lo script dell’agenzia, dalle trascrizioni degli agenti della stessa agenzia vengono copiate le frasi che hanno funzionato meglio, senza il nome di chi le ha dette e senza nomi né recapiti dei clienti: quelle frasi le leggono il titolare e gli agenti della stessa agenzia, e il titolare sa chi è l’agente da cui lo script prende per primo.

Per far funzionare il servizio ci appoggiamo a questi fornitori, che trattano i dati solo su nostro incarico e secondo nostre istruzioni: Base44 (piattaforma dell’app e chat di assistenza), Cloudflare (archivio delle registrazioni audio), AssemblyAI, Inc. (trascrizione dell’audio, Stati Uniti), Anthropic, PBC (analisi della trascrizione, Stati Uniti), Google (voce del proprietario nella Palestra e nella sfida: riceve solo il testo che il proprietario dice), Resend (invio delle email) e Stripe (pagamenti). AssemblyAI è l’unico che riceve la voce. Ai modelli di Anthropic arriva la trascrizione, mai l’audio, e quando chiedi la descrizione di un annuncio anche i dati della casa e le foto che hai caricato. Nessuno di loro usa i tuoi dati per addestrare modelli. AssemblyAI cancella l’audio entro 48 ore e la trascrizione entro 30 giorni; Anthropic cancella quello che riceve entro 30 giorni. Il trasferimento fuori dall’Unione europea avviene sulla base delle clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione europea.

Trattiamo i dati dell’account e le registrazioni per darti il servizio che hai chiesto (esecuzione del contratto). Le statistiche d’uso solo con il tuo consenso (punto 8). Il miglioramento del coach (punto 6) per nostro legittimo interesse, e puoi opporti quando vuoi. Per le registrazioni caricate da un’agenzia, il titolare è l’agenzia e Incario tratta i dati per suo conto.

4. Conservazione, riservatezza e cancellazione

Le registrazioni audio sono archiviate in uno storage privato (Cloudflare R2). Fuori da Incario l’audio lo riceve solo AssemblyAI, per trascriverlo, come scritto al punto 3. L’accesso all’audio è consentito solo al proprietario dell’analisi o a chi ha ricevuto una condivisione esplicita, mai ad altri, tramite un link temporaneo firmato valido pochi minuti. Se chiedi l’eliminazione di un’analisi, audio, trascrizione e report vengono cancellati subito e definitivamente dallo storage, senza alcuna coda di attesa. La copia presso i fornitori del punto 3 si cancella nei tempi scritti lì. Quando un abbonamento finisce, le registrazioni audio vengono cancellate automaticamente dopo 30 giorni, senza che tu debba chiedere niente, mentre report e trascrizioni restano 12 mesi. Lo stesso vale per la prova: se non ti abboni, le registrazioni audio si cancellano da sole 30 giorni dopo l’ultimo credito della prova usato; se ti abboni, restano. Se carichi una trattativa senza account, da /prova-libera, fino alla registrazione il titolare è Incario: se non crei l’account entro 24 ore, l’audio, la trascrizione e l’analisi si cancellano da soli. Per tenere il limite di una prova senza account ogni 30 giorni, conserviamo per 30 giorni un’impronta cifrata del tuo indirizzo IP e un codice salvato nel tuo browser, che non dicono chi sei e servono solo a questo (legittimo interesse a evitare abusi). La sfida al proprietario virtuale si fa senza account. Se rispondi a voce, l’audio arriva ad AssemblyAI per la trascrizione e si cancella appena trascritto; il testo delle tue risposte arriva ad Anthropic, che fa rispondere il proprietario e scrive il verdetto. La conversazione e il verdetto restano sui nostri server legati a un codice salvato nel tuo browser, senza nome né email: se crei l’account entro 24 ore passano a te, altrimenti si cancellano. Per permettere una sola sfida ogni 30 giorni teniamo per 30 giorni un’impronta del codice del browser e dell’indirizzo IP, mai l’indirizzo in chiaro.

5. Materiali caricati

Gli script, le regole e gli altri documenti che carichi non sono registrazioni e non seguono le stesse regole. Ogni documento resta legato all’account che lo ha caricato, e chi lo vede dipende dal ruolo di quell’account. Se fai parte di un’agenzia, il titolare della tua agenzia può vedere, aprire, modificare ed eliminare tutti i materiali caricati dagli agenti della sua agenzia, compresi quelli segnati come privati. Il team interno di Incario può vedere e aprire i materiali caricati da qualsiasi account, privati compresi, per assistenza e controllo del servizio.

Le foto degli immobili che carichi per la descrizione di un annuncio seguono le stesse regole. Restano legate all’account che le ha caricate e sono archiviate nello stesso storage privato delle registrazioni. In agenzia il titolare vede gli annunci della sua squadra. Le foto si cancellano da sole trenta giorni dopo il caricamento, con un avviso tre giorni prima, e il testo dell’annuncio resta. Se elimini un annuncio, le sue foto vengono cancellate subito.

6. Come il coach diventa più bravo

Il report che leggi oggi è più preciso di quello di tre mesi fa per una ragione sola: qualcuno legge quello che il coach scrive e corregge il modo in cui ragiona. Funziona così. Appena un report è pronto, un modello automatico lo rilegge e salva una valutazione del report stesso: se è rimasto generico, se ha citato momenti che non esistono, quale fase della trattativa non ha letto. Ogni dieci analisi il team interno di Incario mette in fila quei report insieme alle trascrizioni delle registrazioni, cerca gli errori che si ripetono e riscrive le istruzioni del coach. È il motivo per cui il consiglio che riceverai fra un mese sarà più preciso di quello di oggi: le trattative vere sono l’unico posto da cui si impara come si perde un incarico. Questo materiale resta dentro Incario. Non viene mai mostrato ad altri clienti né alla tua agenzia, non serve a valutare te e non viene usato per addestrare modelli di terzi. Le registrazioni audio restano fuori, per quelle valgono le regole del punto 4. Se preferisci che le tue trascrizioni non entrino, scrivici e le escludiamo, il servizio resta esattamente lo stesso.

7. I tuoi diritti

Puoi chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione e portabilità dei tuoi dati, opporti al trattamento e ritirare il consenso quando vuoi, scrivendo a supporto@incario.ai. Rispondiamo entro un mese. Puoi anche presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it).

8. Statistiche d’uso

Per capire quali parti dell’app vengono usate di più, e migliorarle, usiamo Google Analytics 4. Il fornitore è Google Ireland Limited. Vengono trattati dati di navigazione e di utilizzo: le pagine viste, il tempo speso su ciascuna e la durata della visita, il percorso da una pagina all’altra, le azioni compiute dentro l’app (per esempio una registrazione avviata, un’analisi lanciata, un report aperto, un abbonamento sottoscritto o disdetto), gli errori che ti sono comparsi a schermo, il ruolo, il tipo di account e lo stato dell’abbonamento. Le durate viaggiano a fasce e mai al secondo esatto, e i motivi di una disdetta solo da un elenco chiuso di voci. Non vengono mai trattati l’email, il nome, il telefono, l’identificativo dell’utente, il contenuto di una trattativa, le trascrizioni, i nomi dei clienti o dei proprietari, i titoli delle registrazioni o i punteggi delle tue analisi. Alcuni di questi fatti non nascono nel tuo browser ma sui nostri server, per esempio l’esito di un pagamento comunicato da Stripe: in quel caso l’evento parte da noi, sempre e soltanto se hai dato il consenso, e al posto della tua identità viaggia un’impronta calcolata con una chiave segreta, che non permette di risalire a te. Teniamo separate da tutto questo alcune misure puramente tecniche del funzionamento del servizio, per esempio quanto impiega una trascrizione o se una chiamata al modello è fallita: non sono collegate a nessuna persona e servono solo a sapere se il sistema regge. Il trattamento dei dati di utilizzo si basa soltanto sul tuo consenso, che è facoltativo e separato dall’accettazione dei termini. Se non lo dai, lo strumento non viene nemmeno caricato, non parte nessun dato dal browser e nessun evento parte dai nostri server. Puoi darlo o ritirarlo quando vuoi dalle Impostazioni: il ritiro vale sul momento e non cambia niente del servizio. Di ogni scelta teniamo una riga con la data e l’ora, e per l’accettazione dei documenti anche la versione del testo accettato: serve a poter dimostrare sia il consenso sia il ritiro, e non contiene altro che questo.

Usiamo anche il pixel di Meta Platforms Ireland Limited per misurare l’efficacia delle nostre campagne pubblicitarie. Sta sotto lo stesso consenso alle statistiche: senza il tuo sì non viene caricato, e se lo ritiri smette. Dal browser vengono trattate le pagine che apri dentro l’app, il completamento della registrazione e la visita alla pagina dei prezzi. Per farlo il pixel scrive sul tuo browser due cookie, _fbp e _fbc: quando ritiri il consenso li cancelliamo, oltre a fermare l’invio. Gli eventi di acquisto non passano dal browser: partono dai nostri server, dalla stessa sorgente che alimenta Google e che riceve le notifiche di Stripe, con la stessa impronta al posto della tua identità e senza email, nome o contenuto delle trattative. Meta può trattare questi dati anche fuori dall’Unione europea, sulla base della decisione di adeguatezza della Commissione europea.

9. Strumenti della piattaforma e caratteri tipografici

Incario è costruita sulla piattaforma Base44. Per farla funzionare e per la sicurezza del servizio, la piattaforma raccoglie per conto proprio alcuni dati tecnici a ogni apertura di una pagina: succede anche a chi non ha un account e prima di qualsiasi consenso, perché sono registri di funzionamento del fornitore e non un nostro strumento di statistica. Non li usiamo per profilarti e non finiscono negli strumenti descritti al punto 8. Sulle stesse pagine la piattaforma può usare strumenti tecnici di monitoraggio, fra cui Datadog, per accorgersi di errori e rallentamenti. I caratteri tipografici sono ospitati insieme all’app: arrivano dallo stesso indirizzo di Incario e il tuo browser non si collega ai server di Google per scaricarli.